Rua 20 Quadra 78-A, Lotes 25 e 26, Vila Brasília, Aparecida de Goiânia (62) 3282-9594
comercial@grupoestal.com.br
 

Secretária

A função de secretária é muito importante e de grande responsabilidade, para isso a qualificação da mesma e essencial.

veja logo abaixo:

  • Recepcionar / controlar visitantes.
  • Encaminhar visitantes para os funcionários da empresa.
  • Responder perguntas gerais sobre a empresa ou direcionar as perguntas para outros funcionários qualificados a responder.
  • Enviar e receber correspondências ou produtos.
  • Processar a correspondência recebida (pacotes, telegramas, faxes e mensagens), organizá-los e distribuir para o destinatário.
  • Executar arquivamento de documentos.
  • Executar trabalhos de digitação (algumas empresas exigem um mínimo de 45 palavras/minuto).
  • Organizar viagens.
  • Marcar reuniões.
  • Controlar chaves.
  • Registrar informações.
  • Utilizar computador e impressoras da recepção.
  • Utilizar pagers, intercomunicadores, rádios e sistema de alto-falantes.
  • Utilizar máquina copiadora.
  • Utilizar fax.
  • Manter atualizado livros de registros de correspondência e registro de fax.
  • Telefonista - Efetuar telefonemas, atender telefone e transferir chamadas telefônicas.
  • Ajudar visitantes a fazer ligações internacionais.
  • Anotar recados de visitantes ou de chamadas telefônicas e enviá-los para os funcionários.
  • Saber usar o correio de voz.
  • Saber agendar e fazer reuniões por telefone (conference calls).
  • Manter em ordem e limpo o local da PABX.
  • Registrar diariamente as ligações telefônicas nacionais e internacionais realizadas.
  • Processar o débito das ligações telefônicas.
  • Reportar falhas do equipamento telefônico.
  • Conhecer os aspectos legais da profissão.
  • Atuar com ética no exercício da função: imagem profissional, imagem da empresa, sigilo profissional, relacionamento com colegas e superiores.
  • Conhecer a tarifação dos serviços telefônicos.
  • Saber utilizar os serviços das empresas concessionárias de atendimento público (informações, consertos, auxílio de telefonistas, etc.).